ビジネスシーンでは、相手の期待に添えないことを伝える場面が少なからずあります。そんな時、「残念ながら」は、丁寧かつ簡潔に伝えるのに役立ちますし、相手に配慮して使いたいものです。この記事では、「残念ながら」の使い方、丁寧な言い換え表現や例文を解説します。
「残念ながら」は、どんな時に使いますか？
「残念ながら」は、期待に添えないことを伝える際に使う表現です。
「残念ながら」は、単に「できません」と断るよりも、「残念」という気持ちを伝えることで、相手への配慮や共感を込めたニュアンスになります。
「残念ながら」の意味
「残念ながら」は、期待や希望とは異なる結果を伝える際に使う表現です。単に「残念」という気持ちを表すだけでなく、相手への配慮や共感を込めたニュアンスがあります。
「残念」を使うことで相手への共感を示すことになります。
「ながら」は、「〜にもかかわらず」「〜ではあるが」という意味です。
「残念ながら」は、「思ったようにならない」「望み通りにいかない」ことを伝える時に使います。
「残念ながら」の使い方と例文
「残念ながら」は、以下のような場面で使われます。
・採用を見送る場合
・契約を解約する場合
・依頼を受けられない場合
・希望の商品が在庫切れの場合 などです。
・残念ながら、契約を解約させていただくこととなりました。
・本日のご依頼は、〇〇のため、残念ながらお受けすることができません。
・残念ながら、お問い合わせいただいた商品は現在在庫切れでございます。
・今回の採用につきましては、誠に残念ながらご希望に添えない結果となりました。
【取引先との会話】すでに予定があり依頼が受けられない場合
誠に申し訳ございませんが、ご指定の日時は既に予定が入っており、お受けすることが残念ながら叶いません。大変申し訳ございません。
そうなのか。残念です。
「残念ながら」が適切に使えていますね♡
上の会話をみてみましょう。
相手の気持ちに配慮する: 悪い結果を伝える際に、いきなり結論を言うのではなく、「残念ながら」を使うことで、相手への配慮を示すことができます。
悪い結果を柔らかく伝える: 「残念ながら」を使うことで、悪い結果を直接的に伝えるよりも、柔らかく伝えることができます。
「誠に申し訳ございませんが」「大変申し訳ございませんが」を使うことで、より丁寧な印象になります。
「残念ながら」を使う時の注意点
「残念ながら」は、相手への期待に応えられないことを伝える際に使う表現ですが、使い方を誤ると失礼な印象を与えてしまう可能性があります。以下の点に気をつけましょう。
気持ちを伝える
「残念ながら」は、ネガティブな印象の表現になってしまいます。そのため、「大変申し訳ございませんが」「心苦しいのですが」など、自分の気持ちを添えて伝えてみましょう。
例えばですが、
大変残念ではございますが、ご理解いただけますと幸いです。
心苦しいのですが、今回はお客様のご希望に添えず誠に申し訳ございません。
相手の立場や気持ちに立って、どのように伝えれば良いかを考えることが大切です♡
代替案を提示する
単に「残念ながら」と伝えるだけではなく、なぜそうなのかを説明したり、代替案を提示したりすることで、相手への配慮することができます。また、必要に応じてフォローアップをすることで、より丁寧な印象になります。
【取引先との会話】
ご依頼の商品は、人気のため品切れでございます。残念ながら、納期までのご用意は難しい状況です。しかしながら、類似商品でございますが、[代替案]はいかがでしょうか？
ご提案ありがとうございます。社内で検討いたします。
「残念ながら」と代替案が適切に使えていますね♡
上の会話をみてみましょう。
残念ながら：品切れで納期に間に合わないという状況に対して、相手の立場に立って残念な気持ちを伝えています。
品切れです：と伝えるのではなく、「残念」という言葉をつけることで、より丁寧な印象になります。
代替案の提案： ただ残念なことを伝えるだけでなく、代替案を提案することで、相手への気遣いを示しています。
「残念ながら」の言い換え・類語
「残念ながら」の言い換えです。いずれの表現もビジネスシーンで使うことができる丁寧な表現です。
「恐れ入りますが」
意味：「恐れ入りますが」の後に、断りの言葉・意思を伝えることで断り文句としても使うことができます。
例文：恐れ入りますが、今回はご依頼をお受けすることができません。大変申し訳ございません。
「あいにく」
意味：相手の期待に添えず、残念に思う気持ちを表現する際に使います。
例文：あいにく、ご予約がいっぱいでご希望のお日にちにお受けできません。
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「心苦しいのですが」
意味：「心苦しい」は、相手に対して申し訳ないと思うさまや、気遣うさまを表現する際に使います。
例文：心苦しいお願いなのですが、〇〇していただけないでしょうか。
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「申し訳ございませんが」
意味：丁寧な謝罪表現として使い、また依頼や断りを丁寧に行うためのクッション言葉としても使います。
例文：申し訳ございませんが、そのご要望にはお応えできません。
「お力になれませんが」
意味：「力になれないことをお詫びする」する丁寧な表現です。
例文：お力になれず、大変心苦しいのですが、ご理解いただけますと幸いです。
まとめ
「残念ながら」を使う時は、相手の立場や気持ちに立って、丁寧に伝えることを心がけましょう。相手に不快な思いをさせないように配慮しながら、丁寧なコミュニケーションを心がけることが大切です。
