「都合がつかない」ビジネスシーンで使える！丁寧な断り方と言い換え【例文付き】

「都合がつかない」と伝えるのは、誰しもが経験するシチュエーションですよね。特に、上司や取引先など、大切な相手への連絡は、どのように伝えれば角が立たずに理解してもらえるか悩んでしまうものです。この記事では、「都合がつかない」を相手に失礼なく伝えるための言葉遣いや、状況に応じた言い換えを解説します。ビジネスシーンで使える例文もご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

「都合がつかない」の意味

「都合がつかない」とは、予定や状況などが合わず、何かをすることが難しいという意味で、相手の提案や依頼を断る際に使われます。

「都合がつかない」そのものには、敬語が使われていないため使う時は丁寧な言葉を心がけましょう。

時間的な都合：予定が入っている、時間が足りないなど、時間的に間に合わない場合。

その他の都合： 体調が悪い、用事がある、移動が難しい場合など時間以外に理由がある場合。

「都合がつかない」の丁寧な使い方

「都合がつかない」は、直接的な表現ではありますが、より丁寧な表現を選ぶことで、相手への配慮を示すことができます。目上の人には丁寧な言葉遣いを、親しい間柄や部下に対しては相手の立場や状況を考慮した柔らかい言葉を選ぶようにしましょう。

【目上の人や上司に対しての言い換え】

・残念ながら、今回はご期待に添えません

・大変恐縮ですが、今回は難しい状況です

・残念ながら私の都合が合わず、申し訳ございません

【親しい間柄や部下に対しての言い換え】

・今回は難しいので

・今回はちょっと厳しいかも

・スケジュール的に難しいかな

「都合がつかない」を丁寧に伝えるための言い換え・例文8選

「都合がつかない」という直接的な表現は、少し失礼に感じられる場合や、相手に配慮が足りないと思われる場合もあります。特に相手との関係性や場面によって、より丁寧な言い換えや敬語表現を選ぶことが大切です。

1）あいにくその時間帯は別の予定があり、伺うことが難しいです。

2）恐れ入りますが、その日は予定が重なっており、難しい状況です。

3）大変恐縮ながら、別件の業務が入っていますので難しい状況です。

4）大変恐縮ですが、当日は別件がございまして、参加が難しい状況です。

5）あいにく私用で都合がつかず、参加を見送らせていただけますでしょうか。

6）急な用事が入りまして、申し訳ございませんが、今回は参加できそうにありません。

7）恐れ入りますが、その日は社用が入っており、どうしても都合をつけることができません。

8）大変申し訳ございませんが、体調を崩してしまい、今回はお断りさせていただきたく思います。

【相手に失礼にならないための3つのポイント】

相手に失礼にならない丁寧な断り方をするためには、具体的な理由、代替案、謝罪の言葉を組み合わせてみましょう。

具体的な理由を伝える

なぜ都合が悪いのかを簡潔に説明することで丁寧な印象になります。

・残念ながら、その日は所用がありまして

・誠に恐れ入りますが、その日はすでに別の予定が入っていまして

・現在多忙を極めており、お力になれず、誠に申し訳ございません。

【補足です】

「所用」とは？

「所用」は、具体的な用件を明かさずに、相手に「何か用事がある」ことを伝えることができます。プライベートな事情や、あまり詳しく話したくない理由の時に使います。

代替案を提示する

もし可能ならば、別の日時や方法を提案してみましょう。

・日程を再調整いただけますでしょうか。

・今回は難しいのですが、別の日に改めてご相談させていただいてもよろしいでしょうか。

謝罪の言葉を入れる

謝罪の言葉を添えることで、より丁寧な印象になります。

・大変申し訳ございませんが

・この度は、ご期待に沿えず大変申し訳ございません。

・〇〇を希望されておりましたが、ご期待に沿えず、心苦しく思っております。

「この度は、お誘いいただきありがとうございます。大変恐縮ですが、その日は[具体的な理由: 例えば、所用がありまして]、お会いすることが難しい状況です。もし、[別の提案: 例えば、来週の金曜日あたりでしたら、調整できるかもしれません]。ご迷惑をおかけし、申し訳ございません。」

「次の機会にはぜひ」「他の日程で調整させていただきます」など、今後の意欲を示すフォローを加えることで好感になりますね。

まとめ

「都合がつかない」と伝える際は、単に断るだけでなく、相手への配慮を忘れずに、丁寧な言葉遣いや敬語を使うようにを心がけましょう。例文や言い換えを参考にしてみてください。