仕事やプライベートで「返信不要」と書かれたメールを受け取った経験は誰しもがあるでしょう。「本当に返信しなくていいのかな？」「返信したら失礼になるのでは？」と迷った経験はありませんか？この記事では、「返信不要」メールの捉え方と、失礼にならない返信の仕方について詳しく解説します。
「返信不要」に対して返信したら失礼なのか、返信したら良いのかと悩みます。
「返信不要」と書かれても、その後の状況や関係性によって、本当に返信しなくて良いか微妙な場合も多いですよね。
「返信不要」に返信するのは、失礼にあたるのか？…結論から言うと、必ずしも失礼ではありませんが、状況や相手との関係性、返信する文面に気をつけてみましょう。
「返信不要」は「返信しなくていい」ではない？
「返信不要」の意味を考えてみましょう。
「返信不要」は、送信者が相手に「メールの内容を理解し、確認していただければ返信は不要」という意味です。しかし、これは必ずしも「返信してはいけない」という意味ではありません。
多くの場合、「忙しいだろうから返信しなくてもいいですよ」という相手への配慮から「返信不要」が使われています。
そのため「返信しない」方がいいのではないかと考えますが、状況によっては返信した方が丁寧な場合もあります。
「返信不要」を使う時に注意すべきことをまとめた記事です。
「返信不要」の後に返信した方が良い場合
以下のような状況では、「返信不要」とあっても、返信した方が丁寧な印象になります。
内容に確認事項、重要事項がある場合
・内容に誤解が生じる可能性がある場合は、念のために確認の返信をする。
・「返信不要」と明記されていても、特に重要事項の場合は念のために返信しておくと丁寧です。
感謝の気持ちを伝えたい・迷惑をかけてしまったお詫びをしたい場合
・「返信不要」と明記されていても、お礼や感謝の気持ちを伝えたい場合は、簡潔に返信するのも良いでしょう。
目上の人や普段から丁寧なやり取りをしている相手に対して
・上司や取引先など目上の人からのメールであれば、基本的には返信したほうが丁寧です。「ご連絡いただきありがとうございます。〇〇の件確認いたしました」など、メールの内容を理解したことを簡潔に伝えます。
あと、親しい人からのメールであれば、「内容を確認しました」などの簡単な返信でも問題ありません。
「返信不要」とあっても、返信した方が良いのですね。
「返信」することで、相手も確認してもらえたという安心感もありますし、丁寧ですよね。
返信することで、以下のようなメリットがあります。
・相手も確認してもらえたという安心感がある
・丁寧な印象になる
・誤解を防ぐ
ただし、以下のような場合は、「返信不要」と書いてある通りに返信しない方がいい場合もあります。
「返信不要」の後に返信しない方が良い場合
・相手が明らかに忙しい場合
・内容が短く、特に確認事項がない場合 などです。
「返信不要」メールへの返信は、相手との関係性や状況によって判断する必要があります。
「返信不要」に返信する時のコツ
「返信不要」と書いてあっても、どうしても返信したい時ってあるかと思います。そんな場合、以下の点に注意すると、失礼なく気持ちを伝えることができます。「返信不要」に返信する時のコツをみていきましょう。
「返信不要」に返信する時のコツ♡
冒頭で一言断りを入れる
「返信不要」に対して、冒頭で一言断りを入れてみましょう。
・お忙しいところ恐縮ですが、一言お礼させてください。
・返信不要とのことですが、どうしてもお礼を伝えたくご連絡いたしました。
・返信不要とのことではございましたが、念のためご連絡させていただきます。
・返信不要とのお気遣いありがとうございます。〇〇についてお礼を伝えたくご連絡いたしました。
「返信不要」に対してなんと断りを入れたらいいのか、いつも悩んでいました。
一言断ってから返信すると丁寧です♡
簡潔に丁寧にまとめる
返信する場合は、簡潔に、かつ丁寧な言葉遣いを心がけましょう。確認事項や疑問点がある場合は、箇条書きにして分かりやすく伝えましょう。
【確認事項がある場合】
〇〇の件について、下記の通り確認したく存じます。
1.〇〇
2.〇〇
ご確認いただけますと幸いです。
自分で判断するのが難しい場合は、上司や先輩に相談するのがおすすめです。
まとめ
「返信不要」と書いてあるメール。返信しなくても大丈夫なのか？相手のメールで終わらせて良いのかと迷ってしまうことも多いかと思います。「返信不要」に悩む際は、相手との関係性を考慮し、失礼のない範囲で返信することが大切だと考えています。
