「せっかくですが」で丁寧に断る。【クッション言葉の使い方と例文】

ビジネスシーンで断る時は、相手に失礼がないよう、丁寧に断りましょう。クッション言葉を使うと、断る意志をはっきりと伝えながらも、相手を気遣う気持ちを表現することができます。

本記事では、「せっかくですが」をはじめ「申し訳ございませんが」「あいにくですが」など、ビジネスシーンでよく使われるクッション言葉の意味や使い方を、具体的な例文とともに解説します。

※「せっかくですが」の意味と使い方は、こちらです。

クッション言葉の役割

クッション言葉は、依頼やお願いの前に添える言葉のことで、相手への配慮や敬意の気持ちを示すために使います。ビジネスシーンでは適切なクッション言葉を使うことが大切です。

クッション言葉には、以下の2つの効果があります。

・相手の気持ちを配慮する
・話の印象を和らげる

断る時に使うクッション言葉には、相手への配慮や敬意の気持ちを示すとともに、断る理由や状況を丁寧に伝えることで、相手の気持ちを傷つけないようにすることができます。

「せっかくですが」「申し訳ございません」「恐れ入りますが」「残念ですが」などの言葉を使うことで、断ることを心苦しく思っている気持ちを伝えることができます。

【「せっかくですが」を使った社内での会話】

※断る時に使うクッション言葉は、相手への配慮や敬意の気持ちを示すとともに、断る理由や状況を丁寧に伝えることで、相手の気持ちを傷つけないようにすることができます。

断る時に使うクッション言葉

断る時に使うクッション言葉です。断る際によく使われるクッション言葉を挙げています。

【断る理由を丁寧に伝える言葉】
・せっかくですが
・あいにくですが
・誠に申し上げにくいのですが
・身に余るお話ではありますが

【断ることへの申し訳なさを表現する言葉】
・申し訳ございませんが
・恐れ入りますが
・心苦しい限りでございますが

【断る理由を丁寧にする】使い方と例文

断る理由を丁寧にする言葉とは、断る意思を伝える際に、相手に不快感を与えないよう、断る理由や状況を丁寧に説明する言葉です。「相手の気持ちに寄り添う言葉」「断る理由を説明する言葉」に分けています。

「相手の気持ちに寄り添う言葉」

・せっかくですが
意味）相手の好意や申し出を丁重に断る際に使う言葉
例文）せっかく時間を割いて来てくださったのに、申し訳ございません。

・せっかくのご厚意ですが
意味）相手の好意や申し出を無駄にすることを惜しむ気持ちを表します。
例文）せっかくのご厚意ですが、お受けできず、誠に申し訳ございません。
※「せっかくですが」よりも丁寧な表現です。

・誠に申し訳ございませんが
意味）申し訳ない気持ちや謝罪の気持ちを丁寧に表す言葉。
例文）誠に申し訳ございませんが、ご希望に添えかねます。

「断る理由を説明する言葉」

・あいにくですが
意味）望ましいことが叶わないことの意味です。丁寧ですがややカジュアルな表現です。
例文）あいにく、今は手が空いておらず、お受けすることができません。

・誠に申し上げにくいのですが
意味）断る理由や状況を申し上げることが、心苦しいという意味です。
例文）誠に申し上げにくいのですが、今回は辞退させていただきます。

・身に余るお話ではありますが
意味）褒められたり、頼まれたりした際に使います。断る理由が、自分の身の程を超えているという意味です。
例文）身に余るお話ではありますが、ご期待に添えるよう、今後も努力してまいります。

【断ることへのお詫びを表現】使い方と例文

断ることへのお詫びを表現する言葉とは、断ることを申し訳なく思っているという気持ちを相手に伝えるために使う言葉です。

・申し訳ございませんが
意味）申し訳ない気持ちや謝罪の気持ちを丁寧に表す言葉。
例文）申し訳ございませんが、お手数をおかけいたします。

・恐れ入りますが
意味）相手の意向や状況を尊重し、遠慮や恐縮の気持ちを表す言葉。
例文）恐れ入りますが、ご協力をお願いいたします。

・心苦しい限りでございますが
意味）自分の都合や気持ちにより、相手に迷惑や不快感を与えることを申し訳なく思う言葉。
例文）心苦しい限りでございますが、今回は辞退させていただきます。

クッション言葉の使い方

クッション言葉は、断る意志をはっきりと伝えつつ、相手を気遣う気持ちを表現するために使います。具体的な使い方をみていきましょう。

・断る意志を最初に伝える
・断る理由を丁寧に説明する
・断る際に相手を気遣う言葉を添える

断る意志を最初に伝える

断る意志を最初に伝えることで、相手に断られることを明確に伝えることができます。

・誠に申し上げにくいのですが、今回はお引き受けいたしかねます。
・せっかくのご厚意ですが、今回は辞退させていただきたく存じます。

断る理由を丁寧に説明する

断る理由を丁寧に説明することで、相手に理解してもらいやすくなります。

・誠に申し訳ございませんが、スケジュールの都合で今回はお引き受けいたしかねます。
・せっかくのご提案ですが、弊社の方針で対応いたしかねます。

断る際に相手を気遣う言葉を添える

断る際に相手を気遣う言葉を添えることで、相手に拒絶されたと感じさせず、断ることができます。

・誠に申し訳ございませんが、ご期待に添えず申し訳ございません。
・せっかくのご厚意ですが、ご無理をお願いして恐縮です。

クッション言葉は、断りの言葉との間に入れて使用します。たとえば、依頼を断る時には、以下の例文を使ってみてください。

・申し訳ございませんが、ご依頼は承ることができません。
・恐れ入りますが、ご期待に添えず申し訳ございません、今回は見送らせていただきます。

クッション言葉を使う時の3つの注意点

クッション言葉は、相手への配慮の気持ちを伝えるために使われる言葉です。しかし、使い方を間違えると、かえって相手に失礼な印象を与えてしまうこともあります。

1）多用しすぎない
クッション言葉を多用すると、相手に不自然な印象を与え、気持ちが込められていないようにも思われます。そのため、クッション言葉は必要に応じて適切に使うようにしましょう。

2）相手の立場に立って使う
クッション言葉は、相手への配慮の気持ちを示すために使います。相手の立場に立って、相手の気持ちを考えながら使うことが大切です。

3）場面に応じて使い分ける
クッション言葉は、場面によって適切な使い方が変わってきます。そのため、相手の状況や関係性など、場面に応じて使い分けるようにしましょう。

「断る時のクッション言葉」を使った例文

「断る時のクッション言葉」を使った例文をみていきましょう。「せっかく」を使った例文を多めにしています。

「クッション言葉を組み合わせる」ことでより丁寧になります。例えば、

A）申し訳ございませんが、ご要望には沿いかねます。よりも、
B）申し訳ございませんが、せっかくのご提案にもかかわらず、ご要望には沿いかねます。

という断り方は、クッション言葉の「せっかくのご提案」を加えることで、相手への配慮の気持ちをより強く表現することができます。ぜひ、あわせて参考にしてみてください。

仕事の依頼を断る時

・せっかくですが、今は手が空いておらず、ご期待に添えかねます。

・あいにくですが、他の仕事で手一杯のため、ご依頼を承ることができません。

・誠に申し上げにくいのですが、今回は、ご期待に添えず、お断りさせていただきます。

・身に余るお話ではありますが、ご依頼を承ることができず、申し訳ございません。

会合の出席を断る時

・せっかくご招待いただきましたが、あいにく都合が合わず、参加できず申し訳ございません。

・心苦しい限りでございますが、出席を辞退させていただきます。

申し出を断る時

・せっかくのご提案をいただき、ありがとうございます。誠に申し上げにくいのですが、本件についてはお断りさせていただきます。

・恐れ入りますが、ご提案は承ることができません。申し訳ございませんが、ご理解いただけますと幸いです。

・誠に申し上げにくいのですが、ご希望に添えないため、お断りさせていただきます。

お誘いを断る時

・せっかくのお誘いですが、誠に申し訳ございませんが、その日は予定が入っており、参加することができません。

・誠に申し上げにくいのですが、都合が合わず、今回はお断りさせていただければと思います。

・あいにくですが、来週は出張で不在のため、今回はお断りさせていただきます。

まとめ

ビジネスシーンで断る時は、クッション言葉を活用して、相手に失礼にならないように、また、断りの理由を丁寧に伝えましょう。今回は、自分が実際に失敗したことや、改善したことについてまとめてみました。

いつもと違うフレーズを使って、相手に配慮したり、丁寧にしたりするだけで、断りの印象が大きく変わります。ぜひいろいろと試してみてください。