ビジネスシーンでよく使われる「お伝えしました通り」というフレーズ。
丁寧な表現ではありますが、使い方によっては失礼な印象を与えてしまうこともあります。そこで、このブログでは、「お伝えしました通り」の意味や使い方、ビジネスシーンで使える丁寧な言い換え、具体的な例文と合わせて解説します。
「お電話でお伝えしました通り」とか「以前にお伝えしました通り」と言いますよね？
そうです。「お電話でお伝えしました通り」とか「以前にお伝えしました通り」と使うことがありますよね。
「お伝えしました通り」とは、以前に話したことを再度伝える時に使う言葉です。ビジネスシーンではよく使われますが、相手に誤解を与えないように、丁寧な言い方を心がけましょう。
「お伝えしました通り」の意味
「お伝えしました通り」は「伝えた通りです」という意味になります。そのため、以前に伝えた内容を相手に思い出してもらったり、確認したりする際によく使う表現です。
丁寧にする「お」をつけて、丁寧語「ます」をつけた敬語表現です。 「お伝えしました」も正しい敬語表現で目上の人に使うことができますが、「お伝えいたしました」のほうが丁寧です。
A）以前に伝えたことを、確認する意味で使う時
B）以前に伝えたことを、前提として述べる時
【Aのパターン・社内での会話】
ーー「資料は明日までに送ります」と伝えたことを、同僚が覚えているかどうかを確認しています。
お伝えしました通り、明日までに資料を送りますね。
了解です。
【Bのパターン・取引先での会話】
ーー相手がもう一度確認したため、「お伝えしました通り」を前置きし、以前の説明を繰り返しています。
もう一度聞きますが、商品の配送はいつになりますか？
お伝えいたしました通り、明日午前中にお届け予定です。
お伝えいたしました通りか…
相手は「お伝えいたしました通り」をよく思っていませんね。
「お伝えしました通り」は、過去に伝えたことを相手に再確認させるために使われるフレーズです。
丁寧な表現ではありますが、使い方や言い方によっては失礼な印象を与えてしまうことがあります。
具体的には、以下の点に注意が必要です。
「お伝えしました通り」の使い方のポイント
「お伝えしました通り」を使う時のポイントは2つです。
1）前置きとして、「ご理解いただければ幸いです」「よろしくお願いいたします」など、相手への配慮を示す言葉を添える。
2）「お伝えしました通り」を「ご説明したとおり」や「申し上げたとおり」に言い換えてみる。
・ご理解いただければ幸いです。ご説明したとおり、納期は今月末です。
・よろしくお願いいたします。申し上げたとおり、あいにく納期は今週末になります。
・よろしくお願いいたします。お伝えしましたとおり、資料の確認をお願いいたします。
・ご了承いただけますと幸いです。お伝えしましたとおり、あいにく変更は承っておりません。
3）丁寧な言葉、敬語表現を使い、相手に配慮する。
敬語表現をうまく使い、相手に理解を促すような言葉を添えたり、選択肢を与えることも考えてみましょう。
・先ほどお伝えしたように、締め切りは明日です。ご確認をお願いいたします。
・ご連絡が遅くなり、申し訳ございません。お伝えした通り、本日中にご連絡いたします。
・お伝えした内容を、ご確認いただければ幸いです。
※相手に配慮して、丁寧な言葉遣いを心がけることで、高圧的にならない「お伝えしました通り」の使い方ができます。
全然印象が違くなりますね。
上記の例文のように「ご確認いただければ幸いです」を使うことで、相手に丁寧に委ねることができます。
「お伝えしました通り」言い換えと使う時の注意点
「お伝えしました通り」を使う時の注意点は3つです♡
A）相手が覚えていない可能性を考慮する
B）一方的に伝えるのではなく、相手に確認する
C）言い換えも合わせて使う
A)B)C)は「お伝えしました通り」を使う時の注意点です。A)B)C)を用いて、どのような使い方や言い換えてをするのか例文とあわせてみていきましょう。
相手が覚えていない可能性を考慮すること
相手が覚えていない可能性に該当する場合です。「お伝えしました通り」をカスタマイズして使ってみましょう。
・伝えた内容が複雑な場合
・以前に伝えた時から時間が経っている場合
・伝えた内容が重要で、相手が覚えておく必要がある場合
このような時は、どのように伝えればいいでしょうか？
・恐れ入りますが、お伝えした内容は、ご記憶にございましたでしょうか。ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。
・大変恐縮ですが、お伝えした内容は、ご確認いただけましたでしょうか。
・先日の打ち合わせで、〇〇の件についてお伝えしましたが、その後いかがでしょうか。
※伝えた内容を具体的に述べることで、相手が覚えていない可能性を減らすことができます。
一方的に伝えるのではなく、相手に確認するには？
「お伝えしました通り」の注意点として、一方的に伝えるのではなく、相手に納得や協力してもらいことを軸に、以下のことに注意すると良いでしょう。
・確認する意図を明確に伝える
・配慮した丁寧な敬語表現を使う
・お手数ですが、以前にご説明した内容をご確認いただけますでしょうか。
・先日お電話でお伝えした内容を、再度ご案内いたします。
・恐れ入りますが、お伝えしました内容を一緒に確認させていただいてもよろしいでしょうか。
※相手に理解してもらっていること、納得してもらっていること、協力してもらっていることを確認しながらコミュニケーションをとりましょう。
言い換えも合わせて使うには？
「お伝えしました通り」これらの言葉は、いずれも丁寧な言葉遣いで、相手を尊重する気持ちを表しています。また、相手が理解しやすいように、具体的な内容を添えることも大切です。
・ご存知かと思いますが、
・念のため、ご確認させていただきます。
・お手数ですが、ご確認お願いいたします。
・恐れ入りますが、ご説明させていただきます。
・ご存知かと思いますが、以前に決めた内容は、このとおりです。
・念のため、ご確認させていただきます。よろしいでしょうか。
・「ご存知かと思いますが、締め切りは明日です。ご確認をお願いいたします」
→「ご存知かと思いますが」を使うことで、相手に以前に伝えた内容を思い出させています。また、「ご確認をお願いいたします」と付け加えることで、丁寧な言葉遣いで相手に配慮しています
・「念のため、ご確認させていただきます。よろしいでしょうか」
→「念のため、ご確認させていただきます」を使って、相手に以前に伝えた内容を思い出させています。また、「よろしいでしょうか」と付け加えることで、相手の意向を確認しています。
まとめ
「お伝えしました通り」について紹介しました。「お伝えしました通り」の注意点については、自分が実際に失敗したことや、改善したことについてまとめてみました。
言い換えを覚えておくことで、相手に配慮したり、丁寧にしたりするだけでなく、敬語の使い方、表現の幅が広がります。さまざまな言い回しを身につけて、ビジネスや日常生活で役立ててください。
