「難しいです」は、ビジネスシーンで頻繁に使う言葉です。しかし、単に断るだけでなく、相手に配慮し、丁寧な表現を使うことが大切です。この記事では、ビジネスシーンで使える「難しいです」の言い換え表現やコツを例文付きで解説します。
「難しいです」を目上の人に使わない方が良いですか？
「難しいです」は、親しい人に使う。使う時は、相手に配慮するようにしましょう。
「難しいです」には「できない」というニュアンスが含まれているため、相手を残念な気持ちにさせてしまうこともあります。ビジネスシーンでは「難しいです」をより丁寧で前向きな表現に言い換えることが大切です。
「難しいです」の意味と使い方
「難しいです」の基本的な意味は、
・理解・習得が困難
・解決・達成が困難
・可能性が低い です。
取引先との会話、上司への報告や会話などで使う表現です。
ビジネスシーンでの使い方で「難しいです」は、単に「困難」という意味だけでなく、状況によって様々な意味合いを含みます。以下の例文をみてみましょう。
【取引先の人との会話】
お願いしたいことがございます。納期を1週間早めていただきたくて。
ご要望ありがとうございます。お客様のご要望については現時点では難しい状況ですが、可能な限り検討させていただきます。
上記の「難しいです」状況別に言い換えてみましょう。
「難しい」の丁寧な言い換え表現
「お客様のご要望については現時点では難しい状況ですが、可能な限り検討させていただきます」を参考に、「難しい」をより丁寧に言い換えてみましょう。
「難しいです」を丁寧に言い換えてみましょう。
【「難しいです」の言い換え例文】
代替案の提示：現状では難しいですが、代替案を検討させていただきます。
妥協点を見つける：ご要望に沿うのは難しいですが、できる限りご希望に近づけさせていただきます。
努力する姿勢：非常に難しい課題ですが、全力を尽くして取り組んでまいります。
具体的な理由を説明する：現時点では、〇〇の理由によりご要望にお応えすることが難しい状況です。
「難しいです」「できない」「できません」と言う断定的な表現は控えるのですね。
そうですね。ビジネスシーンではポジティブな印象になりません。具体的な例文をみていきましょう♡
「代替案を提示する」表現、例文
代替案を提示する時に、「もしよろしければ、別の方法として」を使うことで相手を配慮することができます。
代替案を提示することで、相手の希望を叶える可能性を探ることができます。
・現状では難しいですが、代替案として〇〇をご提案させていただきます。
・現状では難しいですが、より良い解決策を提案させていただきます。
・もしよろしければ別の方法として、〇〇をご提案させていただきます。
「妥協点を見つける」表現、例文
互いに譲歩して妥協点を見つけるようにしましょう。
・〇〇の条件でしたら、ご要望に近い内容で対応できる可能性があります。
・お客様のご要望を伺いながら、お互いにとって最適な解決策を一緒に考えていきましょう。
・ご要望に沿うのは難しいですが、できる限りご希望に近づけさせていただきます。
「努力する姿勢を示す」表現、例文
ビジネスシーンで努力する姿勢を示す言葉は以下になります。
・〜に尽力する
・～に取り組む
・最善を尽くします
・努力いたします などを使うのが一般的です。
・ご要望を実現するために、可能な限り努力いたします。
・ご要望を解決するために、最善を尽くします。
・非常に難しい課題ですが、全力を尽くして取り組んでまいります。
「具体的な理由を説明する」表現、例文
具体的な理由を説明する時には、
・〇〇の理由から
・〇〇という理由で
・（客観的な）理由でというフレーズを使うと説明しやすいです。
・〇〇の理由により、ご要望にお応えすることが難しい状況です。
・現時点では、〇〇課題があり、お客様のご要望をすぐに実現するのは難しい状況です。
「難しいです」を使う時の工夫
「難しいです」は相手に不信感や不安を抱かせてしまう可能性もあります。「難しいです」という表現を、ポジティブな表現に変換してみましょう。
謙譲表現や丁寧な言葉遣いを意識することで、断る言葉がより柔らかく、丁寧な印象になります。
1）相手に寄り添う表現を使う
・せっかくのご提案ですが
・大変申し訳ないのですが
・お気持ちは大変よくわかりますが
・ご希望には沿いかねますが などを使う。
・せっかくのご提案ですが、現状では難しい状況です。
・大変申し訳ないのですが、ご要望にお応えするのは難しい状況です。
・お気持ちは大変よくわかりますが、現現状では難しい状況です。
・ご希望には沿いかねますが、代わりに〇〇をご提案できます。
2）相手を配慮する表現（クッション言葉）を使う
相手を配慮することで、断りの言葉を柔らかくする効果があります。
・恐れ入りますが、難しい状況です。
・大変申し訳ございませんが〇〇は難しい状況です。
・ご期待に添えず申し訳ございませんが、難しい状況です。
「難しいです」を使う時は、
・理由を簡潔に説明する
・代替案を提示する
・相手の立場に立って気持ちを伝える
・丁寧な言葉遣いを心がける ことが大切です。
「難しいです」よく使う言い換え表現
ビジネスシーンで使える「難しいです」の言い換え表現を挙げてみました。参考にしてみてください。
【状況や理由を説明する表現】
・現状では難しいです。
・実現が難しいです。
・可能性が低いと思われます。
・ご要望にお応えすることが難しいです。
・〇〇の理由により、現状では難しい状況です。
・まだまだ勉強不足で、難しい問題に取り組むには力不足です。
【断りの意向を丁寧に伝える表現】
・〇〇の理由により、ご依頼をお受けすることができません。
・誠に恐縮ですが、ご要望にお応えするのは難しい状況です。
【柔らかい表現】
・せっかくのお申し出ですが、今回は遠慮させていただきます。
・大変申し訳ございませんが、現在の状況では、ご期待に添えることが難しいです。
まとめ
「難しいです」と言いたいけれど、ビジネスシーンでは状況に合わせて適切な言い換え表現を使うことが大切です。丁寧な言葉遣いを心がけ、相手に配慮しながら、明確に意思を伝えてみましょう。
